قصة طالب جامعي

كيف القيام بالتحضير لندوة او لمتحدثين عبر الإنترنت Online Speakers خلال المؤتمرات العلمية Conference.

هناك عدة اعتبارات لنجاح هذه الفعالية و هي كالاتي:

الاعتبارات التنظيمية و هي كالاتي:

1. قم بإعداد جدول أعمال لليوم المحدد للمتحدثين عبر الانترنت.
2. اجتمع مع فريقك قبل ساعة واحدة من الندوة.
3. إجراء الفحص النهائي للصوت .
4. مراجعة طاولة العرض للمرة الاخيرة.
5. قم بإعداد الخطة B - شبكة و ادوات الصوت احتياطية .
6. قم بتسجيل الندوة وتعيين شخصين لإنشاء تسجيل احتياطي.
7. قم بتشغيل شاشة البداية قبل 15 دقيقة على الأقل من بدء البث المباشر.
8. إسكات جميع النغمات وأي شيء يمكن أن يصدر صوتًا أو ضجيجا.
9. إسكات جميع الحاضرين و المستمعين.
10. أرسل رسالة ترحيب إلى الجمهور دقيقة إلى دقيقتين قبل بدء البث.
11. أبدأ في الوقت المحدد ، و رحب بالحضور.
12. قم بتوصيل خط مكالمة واضحة لجمهورك  متصل مع المتحدث من دقيقة إلى دقيقتين قبل انهاء الندوة.
13. قم بأنهاء الندوة في الوقت المحدد ، وقم بشكر المتحدثين والجمهور.
14. قم بإرسال رسائل شكر عبر الايميل بعد 24 إلى 48 ساعة من  انتهاء الندوة للجميع.

و يجب ايضا الاتنباه للاعتبارات الفنية Technical considerations  الاتية:

1. اختيار المنصة الالكترونية الصحيحة:
هناك العديد من المنصات الالكترونية، لكل منها إيجابيات وسلبيات.

2. استخدم سماعات الميكروفونات أو هاتف الخط الأرضي:
ما يعيق الندوة عبر الإنترنت بشكل سريع هوالصوت ذي الجودة الرديئة. لا تعتمد على الميكروفونات المدمجة على الكمبيوتر المحمول - فقد يكون الصوت الناتج مشوهًا أو مشوشا أو باهتًا ، حتى لو كان لديك بعض الأجهزة المناسبة. بدلاً من ذلك ، استخدم الميكروفونات الخاصة بسماعات الرأس للتأكد من أن كل ما يقوله مقدمو العروض واضح. بدلا من ذلك ، توصي في استخدام الهاتف الثابت. حتى اتصال الإنترنت الأكثر موثوقية يمكن أن يفشل ، وإذا حدث ذلك ، فستفقد اتصال VoIP أيضًا. إذا كنت ترغب في اتخاذ خطوة احترازية إضافية ، فكر في الاتصال بالندوة عبر الإنترنت من خط أرضي لتكون آمنًا.

3. قم بإجراء اختبار عبر الويب:
مهما فعلت ، لا تفترض أن كل شيء سيمضي بسلاسة أثناء ندوة الويب المباشرة دون اختبار معداتك أولاً. قم بإجراء اختبار مرة واحدة على الأقل قبل عدة أيام من الحدث المباشر للتأكد من أن الجميع يعرفون ما يفعلونه ، وأن جميع معداتك تعمل بشكل صحيح.

4. الحفاظ على بطاريات النسخ الاحتياطي / كابلات الطاقة في متناول يدي:
إذا لم تتمكن من استخدام أسلاك الطاقة لجهازك ، فتأكد من ان بطاريات الكمبيوتر المحمول مشحونة بالكامل قبل البث ، و ليكن لديك بطارية احتياطية واحدة على الأقل لكل قطعة من المعدات. لا تواجه خطر نفاد بطارية ميتة أو معطلة في تدمير ندوة الويب الخاصة بك!

5. جهز و اعد مساحة الاستوديو الخاص بك :
إذا كنت تستضيف ندوة الويب الخاصة بك من أحد المكاتب الجامعية، فتأكد من أن طلابك/ موظفيك / زملاءك لن يتدخلوا أو يصدروا أي ضجيج أثناء ندوة الويب. بدلاً من ذلك ، ابحث عن غرفة هادئة. اجعل مساحة الاستوديو نظيفة وخالية من الفوضى ، وأطفئ إشعارات الكمبيوتر والهاتف الخليوي وأي شيء آخر يمكن أن يصرف انتباهك أنت أو جمهورك أثناء الندوة عبر الويب.

6. تجنيد مساعد تقني Technical Assistant :
أثناء ندوة الويب ، تحتاج أنت أو مقدمو العروض للتركيز على تقديم عرض تقديمي رائع. آخر ما يجب أن تقلق بشأنه هو المشكلات الفنية و التقنية. مع وضع ذلك في الاعتبار، استعن بمساعدة مساعد تقني و فني يمكنه التعامل مع المشكلات الفنية و التقنية عند نشوئها والمهام الأخرى التي قد تعرقل مقدم العرض.

7. ابدأ مبكرا :
تأكد من أنك مستعد  للبدأ قبل 10 دقائق على الأقل من بداية ندوة الويب ، أو حتى قبل ذلك إن أمكن. سيساعد هذا في تسريع الأمور ، ويمكن أن يساعدك على الشعور بالراحة أكثر عندما يحين وقت البدء.

8 . تقبل أن الأمور سوف تسير بشكل خاطئ :
بغض النظر عن مدى تحضيرك ، يمكن ان تحدث اشياء خطأ- و يمكن ان تسوء. تعامل مع ما سيحصل بلا تشدد او ارتباك أكثر من اللازم.

9. من المستحيل التحضير لكل الاحتمالات عند إنتاج ندوة عبر الإنترنت ، ولكن هناك بعض الأشياء التي يوصي بها في كل مرة لضمان سلاسة الأمور قدر الإمكان :
دائما تعامل بشكل حازم و دقيق مع الوقت وادارة الجلسة. حتى لو لم يرغب المتحدثون في ذلك. افعل ذلك.

ملاحظة

• لا تعتمد على الإنترنت؛  و  تأكد من الاتصال من خط أرضي بدلاً من استخدام الميكروفون على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• افتح الباب لأسئلة المناقشة لإشراك جمهورك.
• ابدأ بالترويج للندوة بشكل مكثف قبل 7 أيام على الأقل.
• ضع CV السيرة الذاتية للمتحدثين على صفحة المؤتمر و غيرها من الصفحات الخاصة بك. ذلك يضيف مصداقية للمؤتمر.

.

Edit This Article